1. Apakah pentingnya pengendalian itu bagi organisasi?
=> Pengendalian itu penting karena merupakan satu-satunya cara
manajer mengetahui apakah sasaran organisasi itu tercapai atau tidak,
dengan disertai alasannya. Selain itu alasan pentingnya pengendalian
bagi organisasi, adalah:
1. Merupakan jembatan terakhir dalam rantai fungsional kegiatan
manajemen (Perencanaan → Pengorganisasian → Kepemimpinan →
Pengendalian).
2. Mengukur tercapainya tujuan yang ditetapkan pada perencanaan.
3. Sebagai umpan balik berdasarkan hasil pengukuran pada
pengendalian (Perencanaan → Pengorganisasian → Kepemimpinan →
Pengendalian → Perencanaan).
2. Bagaimana proses pengendalian itu dilakukan?
=> Proses pengendalian dilakukan berdasarkan 3 langkah, yaitu:
1. Mengukur kinerja sesungguhnya.
Dalam hal ini ada beberapa sumber untuk mendapatkan informasi
kinerja:
a. Melalui pengamatan pribadi
b. Melalui laporan statistik
c. Melalui laporan lisan
d. Melalui laporan tertulis
Masing-masing mempunyai kekuatan dan kelemahannya tersendiri. Namun,
gabungan sumber informasi itu mampu meningkatkan baik dari jumlah
sumber masukan maupun kemungkinan menerima informasi yang handal.
2. Membandingkan kinerja sesungguhnya dengan standar.
Langkah perbandingan menentukan derajat variasi antara kinerja
sesungguhnya dengan standar.
3. Mengambil tindakan manajerial.
Ada 3 tindakan yang memungkinkan diambil oleh para manajer,
yaitu:
a. Tidak melakukan apa-apa
b. Merevisi standar
c. Mengoreksi/memperbaiki kinerja
3. Sebutkan dan jelaskan jenis pengendalian yang saudara ketahui.
=> Jenis-jenis pengendalian:
1. Pengendalian umpan depan (feedforward control)
Berfokus pada mencegah masalah yang telah diantisipasi sejak
masalah itu terjadi di muka kegiatan kerja sesungguhnya.
Pengendalian ini diarahkan ke masa depan.
2. Pengendalian sejalan (concurrent control)
Pengendalian sewaktu kegiatan kerja berlangsung, manajer dapat
mengoreksi masalah sebelum masalah menjadi mahal. Bentuk
pengendalian sejalan yang paling terkenal adalah pengawasan
langsung.
3. Pengendalian umpan balik (feedback control)
Pengendalian setelah kegiatan kerja dilakukan.
4. Pada saat seperti sekarang ini banyak manajer yang memanfaatkan
informasi dalam mengendalikan organisasi mereka. Bagaimana
informasi itu digunakan dalam pengendalian?
=> Informasi dalam pengendalian digunakan untuk mengukur kinerja
sesungguhnya. Karena untuk menentukan seperti apa kinerjanya, manajer
harus mendapatkan informasi mengenai kinerja tersebut. Ada 4 (empat)
sumber umum informasi yang biasa digunakan para manajer dalam
mengukur kinerja sesungguhnya, yaitu: pengamatan pribadi, laporan
statistik, laporan lisan, dan laporan tertulis, yang masing-masing
mempunyai kekuatan dan kelemahan.
5. Adakah praktik-praktik pengendalian itu berkaitan dengan budaya
nasional? Jelaskan pendapat saudara.
=> Menurut saya ada. Bahkan seringkali karena adanya perbedaan
budaya, maka dalam hal ini pengendalian itu sangat dibutuhkan. Dan
masalah ini umumnya dihadapi oleh para manajer global. Salah satu
contohnya perbedaan dalam metode pengendalian, hal ini bisa jadi
karena dipengaruhi kemajuan teknologi dan hukkum yang berlaku pada
negara tersebut.
6. Apakah masalah-masalah etis yang muncul dalam penerapan
pengendalian yang efektif itu.
=> Masalah-masalah etis yang seringkali muncul dalam penerapan
pengendalian yang efektif, adalah:
1. Perbedaan budaya. Contohnya perbedaan metode pengendalian, bisa
dipengaruhi oleh kemajuan teknologi dan hukum yang berlaku pada
negara tersebut.
2. Masalah di tempat kerja. Contohnya pencurian atau kekacauan oleh
karyawan, dan kekerasan di tempat kerja.
3. Interaksi pelanggan. Hubungan antara karyawan dengan pelanggan,
serta pentingnya mengendalikan interaksi keduanya.
Pedoman Standar Sistem Pengendalian Intern Bagi Bank Umum
Pedoman Standar Sistem Pengendalian Intern bagi Bank Umum
merupakan acuan standar Sistem Pengendalian Intern yang wajib
dipenuhi oleh Bank sehingga Bank dapat memperluas dan memperdalam
sesuai dengan kebutuhan Bank. Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang
efektif merupakan komponen penting dalam manajemen Bank dan menjadi
dasar bagi kegiatan operasional Bank yang sehat dan aman. Sistem
Pengendalian Intern yang efektif dapat membantu pengurus Bank menjaga
aset Bank, menjamin tersedianya pelaporan keuangan dan manajerial
yang dapat dipercaya, meningkatkan kepatuhan Bank terhadap ketentuan
dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta mengurangi
risiko terjadinya kerugian, penyimpangan dan pelanggaran aspek
kehati-hatian.
Pengendalian intern merupakan suatu mekanisme pengawasan yang
ditetapkan oleh manajemen Bank secara berkesinambungan (on going
basis), guna:
1. menjaga dan mengamankan harta kekayaan Bank;
2. menjamin tersedianya laporan yang lebih akurat;
3. meningkatkan kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku;
4. mengurangi dampak keuangan/kerugian, penyimpangan termasuk
kecurangan/fraud, dan pelanggaran aspek kehati-hatian;
5. meningkatkan efektivitas organisasi dan meningkatkan efisiensi
biaya.
Dalam penyusunan Sistem Pengendalian Intern, Bank wajib
mempertimbangkan total aset, produk dan jasa yang ditawarkan,
termasuk produk dan jasa baru, kompleksitas operasional, jaringan
kantor, profil risiko dari setiap kegiatan usaha, metode yang
digunakan untuk pengolahan data dan pengukuran risiko, serta
ketentuan terkait yang berlaku.
Pengendalian Intern Bank terdiri dari lima elemen utama yang
satu sama lain saling berkaitan, yaitu:
1. Pengawasan oleh manajemen dan budaya pengendalian;
Dewan Komisaris dan Direksi bertanggungjawab dalam meningkatkan
etika kerja dan integritas yang tinggi serta menciptakan suatu
kultur organisasi yang menekankan kepada seluruh pegawai Bank
mengenai pentingnya pengendalian intern yang berlaku di Bank.
Sedangkan untuk mendukung budaya pengendalian, maka seluruh
kebijakan, standar dan prosedur operasional harus
didokumentasikan secara tertulis dan tersedia bagi setiap
pegawai yang terkait.
2. Identifikasi dan penilaian risiko;
Suatu Sistem Pengendalian Intern yang efektif mengharuskan Bank
secara terus menerus mengidentifikasi dan menilai risiko yang
dapat mempengaruhi pencapaian sasaran. Penilaian risiko harus
pula dilakukan oleh auditor intern sehingga cakupan audit yang
dilakukan lebih luas dan menyeluruh.
3. Kegiatan pengendalian dan pemisahan fungsi;
Kegiatan pengendalian harus melibatkan seluruh pegawai Bank,
termasuk Direksi. Oleh karena itu, kegiatan pengendalian akan
berjalan efektif apabila direncanakan dan diterapkan guna
mengendalikan risiko yang telah diidentifikasi. Kegiatan
pengendalian yang diterapkan pada semua tingkatan fungsional
meliputi: Kaji Ulang Manajemen (Top Level Reviews), Kaji Ulang
Kinerja Operasional (Functional Review), Pengendalian Sistem
Informasi, Pengendalian Aset Fisik (Physical Controls),
Dokumentasi. Sedangkan untuk Pemisahan fungsi, hal ini
dimaksudkan agar setiap orang dalam jabatannya tidak memiliki
peluang untuk melakukan dan menyembunyikan kesalahan atau
penyimpangan dalam pelaksanaan tugasnya pada seluruh jenjang
organisasi dan seluruh langkah kegiatan operasional. Bank harus
mematuhi prinsip pemisahan fungsi ini, yang dikenal sebagai
“Four-Eyes Principle”.
4. Sistem akuntansi, informasi dan komunikasi;
Sistem akuntansi, informasi dan komunikasi yang memadai
dimaksudkan agar dapat mengidentifikasi masalah yang mungkin
timbul dan digunakan sebagai sarana tukar menukar informasi
dalam rangka pelaksanaan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya
masing-masing.
5. Kegiatan pemantauan dan tindakan koreksi penyimpangan.
Bank harus melakukan pemantauan secara terus menerus terhadap
efektivitas keseluruhan pelaksanaan pengendalian intern. Setiap
laporan mengenai kelemahan dalam pengendalian intern atau tidak
efektifnya pengendalian risiko Bank harus segera ditindaklanjuti
oleh dewan Komisaris, Direksi dan pejabat eksekutif terkait.
*Sumber referensi:
1. www.bi.go.id/web/id/peraturam/arsip+peraturan/perbankan2003.htm
2. www.bi.go.id/biweb/utama/peraturan/lampiran-se-52203-dpnp.pdf