DATABASE

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI
BAB 1:     PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
1.2. TUJUAN
BAB 2:     DASAR TEORI/LANDASAN TEORI
2.1. PENGERTIAN DATABASE
2.1.1. APA ITU DATABASE
2.1.2. TEKNOLOGI DATABASE
2.1.3. SOFTWARE DATABASE
2.2. PENGERTIAN DATABASE BAGI PELAKU BISNIS
BAB 3:     PEMBAHASAN
KESIMPULAN
DAFTAR PUSTAKA

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG
Basis data merupakan representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan
disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi)
yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Data perlu disimpan dalam
basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis
data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan
berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpanannya. Sedangkan database itu sendiri sangat dibutuhkan bagi suatu
organisasi/perusahaan untuk memenuhi kebutuhan para pemakai diseluruh jenjang
perusahaan. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini saya akan membahas lebih
detail mengenai database itu sendiri.

1.2. TUJUAN
Tujuan dalam penulisan paper ini adalah diharapkan supaya kita dapat
mengetahui lebih jelas mengenai apa itu database, teknologi database, software
database, pengertian database bagi pelaku bisnis, dan contoh isi dari database.

BAB 2

DASAR TEORI /LANDASAN TEORI

2.1. PENGERTIAN DATABASE
2.1.1. Apa Itu Database
Basis data (bahasa Inggris: database), adalah kumpulan informasi yang
disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa
menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data
tersebut. Atau dengan istilah lainnya database adalah kumpulan data yang
diorganisasikan sedemikian rupa sehingga pengguna dapat mengakses, mengambil,
dan menggunakan data.
Istilah “basis data” berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya
semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai
basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada
sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan
data yang berhubungan dengan bisnis. Data dapat diterjemahkan ke dalam sebuah
aplikasi program, dibandingkan terpisah atau diolah masing-masing. Kontrol akses
luas dan manipulasi pada data dapat dilakukan oleh sebuah aplikasi program.
Pada pendekatan database, setiap file yang ada pada tiap departemen
disimpan pada sebuah server database dengan sebutan baru, yaitu table. Lalu
setiap program dapat mengakses bagian dari database sesuai kebutuhan. Misalnya
departemen customer service hanya dapat membaca table member dan departemen
training hanya dapat membaca table training session. Pendekatan database memiliki
beberapa kelebihan, yaitu sebagai berikut:
1. Mengurangi redudansi data
Pengurangan data redudansi membuat proses penyimpanan data efektif
sehingga    menghemat     biaya   perusahaan     untuk    investasi teknologi
penyimpanan.
2. Meningkatkan integritas data
Dengan adanya integritas data, maka mempermudah proses pengupdatean
data, karena pengupdatean sebuah field atau data berlaku untuk semua table
yang menggunakan data tersebut.
3. Memudahkan dalam share data dan akses data
Proses administrasi dalam table dilakukan pada satu lokasi yaitu database
server. Dengan demikian proses share data atau akses data dapat
berlangsung lebih mudah dan efektif.
4. Mengurangi waktu pengembangan
Dengan sistem database, pengembangan program berlangsung lebih cepat.
Hal ini disebabkan karena perubahan yang menyangkut administrasi data
dilakukan melalui server database. Proses administrasi dan penganalisaan
data   yang   berlangsung    di satu   tempat   ini   mempermudah     proses
pembangunan program yang lebih efektif terutama pada tahap analisa dan
penerapan program.
Struktur hirarki data dalam database (dari terendah ke tertinggi), yaitu:
1. Karakter, adalah kumpulan bit yang membentuk sebuah byte. Karakter ini
dalam bentuk nyatanya dapat merepresentasikan angka, huruf, tanda baca,
atau symbol dalam jumlah tunggal. Misalnya: “4”, “R”, “?”, “&”.
2. Field, adalah kombinasi dari satu lebih karakter yang membentuk unit data
terkecil yang dapat diakses oleh pengguna, misalnya field yang menyatakan
nama anggota. Tipe data dari tiap field menentukan tipe data yang dapat
ditampung pada sebuah field. Misalnya: teks, angka, mata uang, tanggal,
memo, yes/no, hyperlink, objek.
3. Record, adalah kumpulan field yang saling terkait, sedangkan key field/primari
key merupakan field yang menggambarkan secara unik tiap record yang ada
dalam sebuah tabel.
4. Tabel, adalah kumpulan record yang saling terkait yang disimpan dalam
sebuah media penyimpanan, seperti harddisk, CD/DVD. Misalnya, sebuah
tabel member fitness center berisi ratusan record data member.
5. Database, merupakan kumpulan tabel yang diorganisasikan sedemikian rupa
sehingga pengguna dapat mengakses, membaca, dan menggunakan
informasi yang ada.

2.1.2. Teknologi Database
Evolusi teknologi database, sebagai berikut:
•   Flat File -> 1960an – 1980an
•   Hierarchical -> 1970an – 1990an
•   Network -> 1970an – 1990an
•   Relational -> 1980an – sekarang
•   Object-oriented -> 1990an – sekarang
•   Object-relational -> 1990an – sekarang
Contoh teknologi database, yaitu:
1. Data warehouse
Adalah database besar yang digunakan untuk menyimpan dan mengatur data
yang dibutuhkan untuk menganalisa transaksi sekarang dan lampau. Dengan
adanya data warehouse, manajer dan pengguna dapat mengakses transaksi
dan ringkasan transaksi dengan efektif.
2. Web database
Server database pada mulanya hanya mendukung program internal
perusahaan. Melalui website, kegunaan server database diperluas dengan
adanya dukungan akses publik. Salah satu contoh dari pemanfaatan ini
adalah transaksi online.

2.1.3. Software Database
Database Management System (DBMS), adalah software yang mengijinkan
penggunanya untuk membuat, mengakses, dan mengatur sebuah database.
Terobosan dari DBMS adalah Relational Database Management System (RDBMS)
yang mengorganisasikan data dalam suatu struktur dan memaksimalkan berbagai
cara serta menghubungkan antar kumpulan data yang disimpan dalam database.
Terobosan berikutnya adalah Distributed Relational Database Management System
(DRDBMS). Dengan DRDBMS memungkinkan informasi berada pada baris data di
lokasi yang berbeda (didistribusikan), dan direferensisilangkan, diperbaharui, dan
akses dari semua lokasi, seolah-olah data tersebut berbasis data tunggal dan
terpusat.
Software database yang banyak digunakan dalam pemrograman dan
merupakan software database high level, adalah sebagai berikut:

DB2                                         Microsoft Access
Microsoft SQL Server          dBase III
Oracle                                     Paradox
Sybase                                    FoxPro
Interbase                                Visual FoxPro
XBase                                     Arago
Firebird                                   Force
MySQL                                   Recital
PostgreSQL                            dbFast
dbXL                                       Harbour
Quicksilver                            Visual dBase
Clipper                                   Lotus Smart Suite Approach
FlagShip

2.2. PENGERTIAN DATABASE BAGI PELAKU BISNIS
Database merupakan kumpulan informasi. Buku telepon, kartu gudang, dan
kartu katalog perpustakaan adalah salah satu contoh database. Dengan database
terkomputerisasi, kita dapat menyimpan tiga atau lebih informasi. Sebagai contoh,
jika kita menyimpan satu daftar pelanggan bisnis kita dalam database, maka kita
dapat:
1. Mencetak daftar semua pelanggan yang tidak membeli apa pun selama 60
hari yang lalu, beserta nomor teleponnya sehingga kita dapat meneleponnya
satu per satu.
2. Mengurutkan pelanggan lewat kode pos dan mencetak label surat dalam
urutan tersebut.
3. Membuat satu form entry pesanan pada layar yang bahkan teknisi kita yang
keahliannya paling rendah sekalipun dapat menggunakannya dengan baik.

BAB 3

PEMBAHASAN

DATABASE KEGIATAN PENJUALAN
Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-
rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan
pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba.
Dalam kegiatan penjualan dibutuhkan suatu database untuk mempermudah
pengelolaan data tersebut. Data Master, adalah data yang nilainya tidak sering
berubah tetapi sangat dibutuhkan oleh kelompok data yang lain. Pada setiap Data
Master akan memiliki KODE sebagai pengenal dari data-data lain yang ada di
dalamnya. Berikut ini adalah beberapa FORM yang dibutuhkan untuk pengelolaan
Data Master dalam kegiatan penjualan:
1. Form Master Barang
Sebagai tempat untuk mengelola data barang yang digunakan pada data
transaksi pembelian/penjualan.
Meliputi: kode, nama, satuan, harga jual, discount, dll.
2. Form Master Kelompok Barang
Sebagai tempat untuk mengelola data kelompok barang yang digunakan
untuk mengelompokan dan mempermudah pencarian data barang.
Meliputi: kode, nama, dll.
3. Form Master Jasa
Sebagai tempat untuk mengelola data jasa yang digunakan pada data
transaksi pembelian jasa / penjualan jasa.
Meliputi: kode, nama, satuan, harga jual, discount, dll.
4. Form Master Kelompok Jasa
Sebagai tempat untuk mengelola data kelompok jasa yang digunakan untuk
mengelompokan dan mempermudah pencarian data jasa.
Meliputi: kode, nama, dll.
5. Form Master Supplier
Sebagai tempat untuk mengelola data supplier yang digunakan pada data
transaksi pembelian, retur pembelian, pembayaran utang.
Meliputi: kode, nama perusahaan, nama pemilik, alamat, telepon, dll.
6. Form Master Customer
Sebagai tempat untuk mengelola data customer yang digunakan pada data
transaksi penjualan, retur penjualan, penerimaan piutang.
Meliputi: kode, nama perusahaan, nama pemilik, alamat, telepon, dll.
7. Form Master Sales
Sebagai tempat untuk mengelola data sales yang digunakan pada data
transaksi penjualan.
Meliputi: kode, nama, alamat, telepon, dll.
8. Form Master Kas
Sebagai tempat untuk mengelola data kas yang digunakan pada data
transaksi pembelian, penjualan, pembayaran utang, penerimaan piutang, kas
bank, dll.
Meliputi: kode, nama, dll.
9. Form Master Bank
Sebagai tempat untuk mengelola data bank yang digunakan pada data
transaksi pembelian, penjualan, pembayaran utang, penerimaan piutang, kas
bank, dll.
Meliputi: kode, nama, dll.
10. Form Master Biaya
Sebagai tempat untuk mengelola data biaya yang digunakan pada data
transaksi kas bank.
Meliputi: kode, nama, dll.
11. Form Master Pendapatan Lain
Sebagai tempat untuk mengelola data pendapatan lain yang digunakan pada
data transaksi kas bank.
Meliputi: kode, nama, dll.
Dari data di atas, menurut saya data-data yang tidak begitu diperlukan adalah,
sebagai berikut:
1. Form Master Jasa
Sebagai tempat untuk mengelola data jasa yang digunakan pada data
transaksi pembelian jasa / penjualan jasa.
Meliputi: kode, nama, satuan, harga jual, discount, dll.
2. Form Master Kelompok Jasa
Sebagai tempat untuk mengelola data kelompok jasa yang digunakan untuk
mengelompokan dan mempermudah pencarian data jasa.
Meliputi: kode, nama, dll.
3. Form Master Bank
Sebagai tempat untuk mengelola data bank yang digunakan pada data
transaksi pembelian, penjualan, pembayaran utang, penerimaan piutang, kas
bank, dll.
Meliputi: kode, nama, dll.
4. Form Master Pendapatan Lain
Sebagai tempat untuk mengelola data pendapatan lain yang digunakan pada
data transaksi kas bank.
Meliputi: kode, nama, dll.
Sedangkan data-data yang sangat diperlukan, yaitu:
1. Form Master Customer
Sebagai tempat untuk mengelola data customer yang digunakan pada data
transaksi penjualan, retur penjualan, penerimaan piutang.
Meliputi: kode, nama perusahaan, nama pemilik, alamat, telepon, dll.
2. Form Master Barang
Sebagai tempat untuk mengelola data barang yang digunakan pada data
transaksi pembelian/penjualan.
Meliputi: kode, nama, satuan, harga jual, discount, dll.
3. Form Master Kelompok Barang
Sebagai tempat untuk mengelola data kelompok barang yang digunakan
untuk mengelompokan dan mempermudah pencarian data barang.
Meliputi: kode, nama, dll.
4. Form Master Supplier
Sebagai tempat untuk mengelola data supplier yang digunakan pada data
transaksi pembelian, retur pembelian, pembayaran utang.
Meliputi: kode, nama perusahaan, nama pemilik, alamat, telepon, dll.
5. Form Master Sales
Sebagai tempat untuk mengelola data sales yang digunakan pada data
transaksi penjualan.
Meliputi: kode, nama, alamat, telepon, dll.
6. Form Master Kas
Sebagai tempat untuk mengelola data kas yang digunakan pada data
transaksi pembelian, penjualan, pembayaran utang, penerimaan piutang, kas
bank, dll.
Meliputi: kode, nama, dll.
7. Form Master Biaya
Sebagai tempat untuk mengelola data biaya yang digunakan pada data
transaksi kas bank.
Meliputi: kode, nama, dll.

KESIMPULAN

Database adalah kumpulan data yang diorganisasikan sedemikian rupa
sehingga pengguna dapat mengakses, mengambil, dan menggunakan data.
Pendekatan database memiliki beberapa kelebihan, yaitu sebagai berikut:
1. Mengurangi redudansi data
2. Meningkatkan integritas data
3. Memudahkan dalam share data dan akses data
4. Mengurangi waktu pengembangan
Database Management System (DBMS), adalah software yang mengijinkan
penggunanya untuk membuat, mengakses, dan mengatur sebuah database.
Data Master, adalah data yang nilainya tidak sering berubah tetapi sangat
dibutuhkan oleh kelompok data yang lain. Pada setiap Data Master akan memiliki
KODE sebagai pengenal dari data-data lain yang ada di dalamnya.
Beberapa FORM yang dibutuhkan untuk pengelolaan Data Master dalam kegiatan
penjualan:
1. Form Master Customer
2. Form Master Barang
3. Form Master Kelompok Barang
4. Form Master Supplier
5. Form Master Sales
6. Form Master Kas
7. Form Master Biaya

DAFTAR PUSTAKA

• Materi pokok 5 – DATABASE
• http://id.wikipedia.org/wiki/basis_data
• www.total.or.id
• http://books.google.co.id     (search: manfaat database)
• www.programtoko.com/solusi.htm